NECESIDADES DE INFORMACION ADMINISTRATIVA
Para comprender bien qué objetivos tiene un sistema de información y cómo debe funcionar, hay que entender también dos conceptos relativos al contexto, o medio ambiente, en el que se inserta una empresa. Nos referimos al conjunto de factores que le afectan, donde existen amenazas que pueden perjudicar o destruir una empresa, y oportunidades que pueden incrementar las cualidades de la misma.
El medio ambiente interno o aquellos "factores, como el personal, la estructura, sus políticas y recompensas, que ejercen influencia en la manera de realizar el trabajo y de conseguir los objetivos.
Y por otro el medio ambiente externo, más complejo en tanto que conforma factores ajenos al dominio interno de los gestores, y por tanto requiere una vigilancia permanente. A su vez, este medio ambiente externo tiene una doble estructura.
Medio ambiente externo remoto, como el clima político, la situación económica, las tendencias sociales, o las innovaciones tecnológicas.
Y el Medio ambiente externo inmediato , formado por clientes, proveedores, distribuidores, competidores, financiadores y reguladores.
Observaremos éste medio ambiente externo como un modelo de necesidades de información que los gestores de una empresa deben obligatoriamente controlar para una eficaz toma de decisiones y cuyos recursos de información, ya sean éstos vistos como fuentes de información, servicios de información o sistemas de información, deben ser incorporados al sistema de información empresarial como importantes recursos para la toma de decision.
Los sistemas de información como una disciplina de interés para la investigación, de tal forma que parte de la teoría de sistemas y desde allí señala que un sistema "es un conjunto de elementos que interactúan unidos por una relación de influencia" e identifica las siguientes características: propósito del sistema, elementos del sistema o composición interna, entorno del sistema, entradas, salidas y procesos de transformación o funciones del sistema.
Las características que han descrito como las necesarias para la existencia de todo sistema de información:
-Disponibilidad de información cuando es necesario y por los medios adecuados. Suministro de información de manera selectiva.
-Variedad en la forma de presentación de la información.
-Grado de inteligencia incorporado al sistema.
-Tiempo de respuesta del sistema.
-Exactitud.
-Generalidad, como las funciones para atender a las diferentes necesidades.
-Flexibilidad, capacidad de adaptación.
-Fiabilidad, para que el sistema opere correctamente.
-Seguridad, para evitar pérdidas.
-Amigabilidad, para el usuario.
Ha sido en la última década cuando se ha descubierto que las personas se convierten en la clave de las organizaciones, que deben basar su crecimiento y competitividad en la creatividad y la iniciativa de sus miembros.
Surge, así, la gestión del conocimiento (knowledge management) como el concepto capaz de articular el capital intelectual y todo el potencial que llevan dentro de sí los recursos humanos, y transformarlos en valor para la acción.
Algunos autores consideran que la gestión del conocimiento aparece debido a que la gestión de información se ocupaba del conocimiento explícito, es decir aquel recogido en los documentos, y no en el conocimiento tácito.
Las nuevas estructuras organizativas, requieren una gestión de los recursos y de los activos diferente. El saber y el conocimiento se convierten en la base de la estrategia y en el verdadero activo de cualquier organización, representado en sus individuos.
Características de la gestión del conocimiento, componentes para que una empresa sea capaz de crear una estrategia capaz de generar conocimiento:
-Sistemas del conocimiento,
-Redes
-Trabajadores del conocimiento
-Y organizaciones aprehendientes.
Objetivos de la Planeación de los Sistemas de Información Administrativo
La planeación exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, los cursos de acciones necesarios para alcanzar un objetivo. La planeación puede ser útil y debe comenzar sólo cuando los objetivos hayan sido escogidos correctamente. No puede efectuarse el plan maestro a menos que los objetivos globales estén bien detallados y se conozcan bien.
La función de planeación de sistemas ha de abarcar el examen de los subsistemas propuestos en función de los criterios de planeación cuyo fin es reducir al mínimo el número de sistemas, ampliar su alcance y colocarlos en el orden debido de desarrollo. Algunos de los objetivos de la planeación de sistemas son:
-Lograr un buen desarrollo en los principales elementos de los sistemas de gran aplicación en las líneas organizacionales.
-Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar el orden del desarrollo en términos del potencial de ganancia, precedencia natural y probabilidad de éxito.
-Minimizar el costo de integrar entre sí sistemas semejantes.
-Reducir el número total de sistemas pequeños y aislados que es preciso instalar, operar y darles mantenimiento.
-Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la empresa y su crecimiento.
-Poner las bases para el desarrollo coordinado de sistemas de información congruentes, generales, ínter organizacionales y que abarquen toda la empresa.
-Dar pautas y dirección para estudios y proyectos constantes del desarrollo de sistemas.
-Los objetivos centrales de la planeación del sistema de información administrativa son:
-Que el SIA. forme parte del plan estratégico de la compañía.
-Que la asignación de recursos del sistema figure en el plan estratégico.
COMENTARIO:
Este tema es muy importante en cualquier negocio y sobre todo en organizaciones a nivel mundial ya que intervienen muchos aspectos en la composicion de una organizacion, todo lo referente a informacion administrativa tienen que tener mucho cuidado para que no se filtre informacion a quiene no deban de saberla para que no ocasione danos en la empresa.
