MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Concepto


El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.


Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.


Mejoramiento continuo
La evaluación del sistema de control interno por medio de los manuales de procedimientos afianza las fortalezas de la empresa frente a la gestión.

En razón de esta importancia que adquiere el sistema de control interno para cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos.


Todos los procedimientos que se encuentran dentro del manual deben ser objetiva y técnicamente identificados, dándole la importancia que cada uno merece dentro del proceso productivo u operacional.


Elementos del Manual de Procedimientos


 1. Título y código del procedimiento.
 2. Introducción: Explicación corta del procedimiento.
 3. Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
 4. Descripción del procedimiento.


Utilidad

-Permite conocer el funcionamiento interno con lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

-Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento facilitando la capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

-Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema (Auditoria sistémica).

-Interviene en la consulta de todo el personal.

-Proporciona ayudas para el emprendimiento en tareas como; la simplificación de trabajo como; análisis de tiempos, delegación de autoridad, eliminación de pasos, etc.

Comentario


El manual de procedimientos permite el establecimiento de un marco de actuación que fija limites  a través de una red de procesos y  por medio de la descripción de procedimientos, dar soporte a la operación  de un mejor servicio.

MANUAL DE POLITICAS.

Concepto

Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.

 Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social.

Objetivo

 -Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.

  

-Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa.

 - Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.

 - Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.

 - Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

 - Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

Importancia

Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar como puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.

 También ayuda a los administradores a no repetir la información o instrucciones.

Ventajas

-Las políticas escritas requieren que los administradores piensen a través de sus cursos de acción y predeterminen que acciones se tomarán bajo diversas circunstancias.

-Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y solamente los asuntos poco usuales requieren la atención de altos directivos.

-Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede operar libremente.

 -Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados.

 -Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles.

 -El manual de políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados.

Desarrollo de Politicas

Para llevar a cabo la declaración de políticas se sugiere el siguiente método:

-Formular una lista de políticas, por función operacional (Finanzas, personal, auditoria interna, etc.), aplicable al organismo social que se trate.

-Discutir la lista de políticas con los responsables de cada función operacional para:

 - Determinar una lista de las políticas que realmente se requieren definir.

 -Precisar los límites a que llegarán las políticas.

 -Determinar una prioridad de políticas para ser desarrolladas.

Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:

-Agilizar el proceso de toma de decisiones

-Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.

- Servir de base para una constante y efectiva revisión.

Comentario:

Considero de gran importancia que una empresa cuenta con un manual de políticas pues en éste se establecen las normas y procedimientos a seguir para garantizar la administración efectiva y adecuada de la entidad.

 También puedo mencionar que consiste en una descripción detallada de los lineamientos ya  seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco teórico principal sobre el cual se basan todas las acciones.

MANUAL DE ORGANIZACION.

Concepto

Es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro de Asignación de Personal.

Tiene por objeto integrar en un solo documento, la información básica relativa a los antecedentes, marco jurídico administrativo,atribuciones, estructura orgánica, el objetivo y las funciones de la dependencia o entidad;contribuyendo a la orientación del personal de nuevo ingreso,facilitando su incorporación a las distintas unidades de adscripción y a la vez dela proporción de un esquema funcional a efecto de realizar estudios de reestructuración administrativa, cuando sea necesario, al interior de las instancias públicas.

Objetivo

Proporcionar, en forma ordenada, la información básica de la organización y funcionamiento de la unidad responsable como una referencia obligada para lograrel aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas.

Ventajas

-Precisa las funciones encomendadas a la Unidad Administrativa para

evitar duplicidad y detectar omisiones y deslindar responsabilidades.

-Colabora en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y proporcionar uniformidad en su desarrollo.

-Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las

funciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

Elementos que Integran el Manual

Los elementos que integran el Manual de Organización son de identificación y de contenido.

Identificacion

La identificación o portada se refiere a la carátula del Manual de Organización la

cuál da a conocer los datos más elementales como son:

a) Nombre de la dependencia, entidad o unidad administrativa a que se

refiere el manual.

b) Logotipo de la dependencia o entidad.

Contenido

En este apartado se presentan, de manera sintética y ordenada, los capítulos que

constituyen el manual o los títulos que comprende. A efecto de uniformar la

presentación de estos documentos, es importante seguir el orden que se describen a

continuación.

En los recuadros siguientes se incluyen, aparte de los datos de la portada, las

firmas de quien elabora, aprueba y valida el documento.

- Introducción

 - Marco Jurídico - Administrativo

 - Atribuciones

- Estructura Orgánica

- Organigramas (estructural y por puestos plazas y unidades)

Comentario:

Para mi opinion es el manual de mayor importancia porque de este manual parte la empresa desde que giro y hasta donde quiere llegar hacia un futuro, ya que en este manual se decide lo que va hacer cada persona dentro de la empresa y su importancia que tiene su puesto dentro de la empresa.

-Antecedentes Históricos